Forschungsdaten zur Archivierung einreichen

Der Einreichungsprozess für Forschungsdaten ist ein mehrstufiger Prozess. Dazu gehören die Vorbereitung der Daten, das Erstellen der Einreichung durch den Einreichenden und der folgende Begutachtungsprozess durch jeweils eine fachliche und eine technische Begutachtung.

Erstellen einer Einreichung

Die Einreichung von Forschungsdaten zur Archivierung erfolgt in mehreren Schritten:

Beginn der Einreichung und Auswahl der Sammlung

Über die Schaltfläche „Einreichen“ kann der Einreichungsprozess gestartet werden. Es werden die für den Nutzer freigegebenen Sammlungen angezeigt, aus denen eine für die Aufnahme der Daten auszuwählen ist. Sollte noch keine passende Sammlung vorhanden sein, können Administratoren und Ersteller eines Bereichs bzw. Projekts eine neue Sammlung erstellen oder dem Nutzer die notwendigen Rechte an einer bereits vorhandenen Sammlung einräumen.

Alternativ kann eine Einreichung direkt auf der Seite einer Sammlung über die Schaltfläche „Daten in dieser Sammlung einreichen“ oder auf der Seite „Einreichungen“ begonnen werden.

Auswahl von Open Access und Embargofristen

Wenn die Sammlung, in welcher die Einreichung aufgenommen wird, selbst Open Access ist, kann die Einreichung ebenfalls als Open Access freigegeben werden. Wird Open Access ausgewählt, kann eine Embargofrist angegeben werden, innerhalb der die Einreichung noch unveröffentlicht bleibt und nach deren Ablauf die Einreichung automatisch veröffentlicht wird.

Eingabe von Metadaten zur Einreichung und zu den Daten:

Ergänzung der Forschungsdaten durch Metadaten. Mit dem Sternsymbol „*“ gekennzeichnete Eingabefelder müssen ausgefüllt werden, alle anderen sind optional. Mit einer umfangreichen Angabe von Metadaten und einer guten Dokumentation kann eine hohe Wiederverwendbarkeit der Forschungsdaten erzielt werden.

Beschreibung der Einreichung

Angabe der beteiligten Personen

Beschreibung der Daten

Angabe von geografischen Bezügen

Zur detaillierten Beschreibung der Eingabefelder.

Angaben zur Lizenzierung der Daten

Auswahl einer Lizenz für die Daten. Werden die Daten als Open Access veröffentlicht, ist die Angabe einer Open-Access-Lizenz hier verpflichtend.

Hochladen der Daten

Hochladen der auf dem lokalen Rechner vorhandenen Forschungsdaten.

Überprüfen der Einreichung

Alle eingegebenen Daten werden noch einmal zur Kontrolle angezeigt.

Der Begutachtungsprozess

Nach Beendigung der Einreichung werden die eingegebenen und hochgeladenen Daten in einem Begutachtungsprozess überprüft, bevor die Einreichung in OpARA aufgenommen und die Daten archiviert werden und somit der Einreichungsprozess abgeschlossen wird. Der Gutachter kann die Einreichung ablehnen oder an den Einreichenden z. B. zur Nachbesserung unvollständiger Metadaten zurückverwiesen. Der Einreichende wird dann per Email informiert und kann die Einreichung gegebenenfalls nachbessern. Die Gutachter sehen ebenfalls die Emailadresse des Einreichenden und können ihn für Rückfragen auch direkt kontaktieren.

Alle begonnenen oder vollendeten Einreichungen sowie der Status der im Begutachtungsprozess befindlichen Einreichungen eines Nutzers sind auf der Seite „Einreichungen“ zu finden. Hier kann der Einreichende auch sehen, ob und welcher Gutachter seine Einreichung übernommen hat und kann ihn gegebenenfalls per Email kontaktieren.

Nach Abschluss des Begutachtungsprozesses können an einer Einreichung keine inhaltlichen Änderungen mehr vorgenommen werden.

I. Fachliche Begutachtung

Die erste Begutachtung wird durch Gutachter durchgeführt, die die Forschungsdateneinreichung fachlich beurteilen können. Die fachlichen Gutachter werden für jede Sammlung separat durch den Administrator der Sammlung festgelegt. Beim Erstellen einer Sammlung ist standardmäßig der Ersteller selbst als fachlicher Gutachter eingestellt, es können aber weitere oder andere Gutachter festgelegt werden.

Ein Nutzer kann für eine selbst erstellte Einreichung in einer Sammlung nicht der fachliche Gutachter sein. In diesem Fall muss mindestens ein weiterer Gutachter für diese Sammlung existieren, damit dieser die Begutachtung vornehmen kann.

II. Technische Begutachtung

Die zweite, technische Begutachtung wird durch OpARA-Mitarbeiter durchgeführt. Hierbei werden insbesondere die Daten auf ihre Eignung für die Archivierung und Wiederverwendbarkeit untersucht.

Abschluss der Einreichung

Nachdem die Einreichung den Begutachtungsprozess durchlaufen hat und angenommen wurde, ist der formale Teil des Einreichungsprozesses beendet. Die Daten und Metadaten werden nun zum sog. AIP (Archival Information Package) bzw. Datenpaket zusammengefasst und in mehreren Kopien an den Standorten des ZIH in räumlich getrennten Bandarchiven gespeichert. (siehe Richtlinien zum Datenerhalt)

Soll ein Datenpaket unter einer Open-Access-Lizenz veröffentlicht werden, geschieht das unverzüglich, sofern nicht eine Embargofrist für die Veröffentlichung festgelegt wurde. In diesem Falle wird das Datenpaket nach Ablauf der Embargofrist automatisch veröffentlicht.

Zugriffsrechte

Ein Datenpaket kann von allen Nutzern, die die Leseberechtigung an der übergeordneten Sammlung haben, gesehen werden. Dies gilt auch für Open-Access-Datenpakete, deren Embargofrist noch nicht abgelaufen ist.

Wird ein Datenpaket als Open Access freigegeben und ist die Embargofrist abgelaufen, können alle, auch anonyme Nutzer, die Daten des Datenpakets sehen bzw. finden.

Verwendung der Forschungsdaten aus OpARA

Die Forschungsdaten in OpARA sind jeweils an eine Lizenz gebunden. Lesen und informieren Sie sich über diese Lizenz, bevor Sie die Daten für Ihre Forschung verwenden oder an Dritte weitergeben. Kontaktieren Sie den Rechteinhaber an den Daten, wenn es zur Entstehung oder Weiterverwendung der Daten Fragen gibt.

Arbeiten mit OpARA

Login

Mitglieder der teilnehmenden Universitäten können sich mittels des von ihrer Einrichtung bereitgestellten Singe-Sign-On (ZIH-Login, URZ-Login) auf der OpARA-Webseite anmelden. Vor der erstmaligen Nutzung ist es notwendig, die OpARA Nutzungsbedingungen durchzulesen und durch Bestätigen zu akzeptieren.

Mit seinem Login erhält der Nutzer individuelle Rechte im OpARA-System und kann für ihn freigegebene Bereiche und Sammlungen sehen, Daten finden und herunterladen oder selbst Daten einreichen.

Anonyme Nutzer

Anonymen Nutzern, also auch nicht angemeldeten Nutzern, werden nur frei zugängliche Bereiche und Open-Access-Sammlungen angezeigt sowie Forschungsdaten, die als Open Access freigegeben sind.

Die Bereiche in OpARA

Die Bereiche strukturieren die Inhalte von OpARA und sind hierarchisch aufgebaut. Die obersten Bereich stellen jeweils eine Hochschule dar, denen weitere Bereiche untergeordnet sind. Damit wird die organisatorische Struktur der Hochschulen abgebildet. Ein Bereich kann jeweils nur einem übergeordneten Bereich angehören, aber selbst mehrere Bereiche enthalten.

Die Struktur der Hochschulen ist in OpARA folgendermaßen abgebildet:

Hochschule → Bereiche → Fakultäten → Fachrichtungen

Zusätzlich können die Bereiche auch mehrere Sammlungen enthalten.

Projekte

Projekte stellen eine besondere Form des Bereichs dar. Sie enthaltenen ergänzende projektspezifische Metadaten und können somit für die Darstellung eines (Forschungs-) Projekts genutzt werden. Es werden folgende Projekttypen in OpARA unterschieden:

Forschungsprojekt

Habilitation

Dissertation

Diplomarbeit

Masterarbeit

Bachelorarbeit

Andere

Wenn einen Bereich ein Projekt darstellen soll, muss diese Auswahl beim Erstellen des Bereichs getroffen werden.

Sammlungen

Sammlungen sind jeweils einem Bereich untergeordnet. Sie sind die Sammlungen für die eingereichten und archivierten Forschungsdaten.

Einreichungen

Eine Einreichung ist die Gesamtheit der während des Einreichungsprozesses eingegebenen Daten. Dazu gehören eingegebene Metadaten, Informationen zur Veröffentlichung und Lizenz der Daten sowie die Forschungsdaten selbst.

Rollen und Berechtigungen

Angemeldete Nutzer können an Bereichen und Sammlungen verschiedene Rollen bekommen. Für die Vergabe der Rollen an einzelne Nutzer sind die jeweiligen Administratoren der Bereiche und Sammlungen zuständig.

Für Bereiche und Sammlungen existierende folgende Rollen mit unterschiedlichen Rechten:

Administratoren

Ändern der Metadaten des Bereich/der Sammlung, Vergabe der Rechte an einzelne Nutzer, Open-Access-Freigabe des Bereichs/der Sammlung, Ersteller-Rechte in Bereichen

Leseberechtigte

Sehen bzw. Finden des Bereichs/der Sammlung, nicht jedoch der enthaltenen Bereiche und Sammlungen

Wird ein Bereich als Open Access freigegeben, gibt es keine explizite Rolle der Leseberechtigten mehr, weil alle (auch anonyme) Nutzer den Bereich sehen bzw. finden können.

Für Sammlungen gibt es die Rolle der Leseberechtigten immer, weil diese Rolle bestimmt, wer auf die enthaltenen Datenpakete (auch ohne Open Access) zugreifen kann.

Nur an Bereichen gibt es:

Ersteller

Erstellen von weiteren Bereichen und Sammlungen innerhalb dieses Bereichs

Der Ersteller eines neuen Bereichs/einer neuen Sammlung wird anschließend dessen/deren Administrator.

Nur an Sammlungen gibt es:

Einreichungsberechtigte

Erstellen von Einreichungen von Forschungsdaten

Fachliche Gutachter

Durchführen der inhaltlichen Begutachtung von Forschungsdateneinreichungen

Diese Gruppe darf nicht leer sein, weil sonst die fachlichen Begutachtungen nicht durchgeführt und der Begutachtungsprozess nicht fortgesetzt werden kann.

Für die Rollen Ersteller, Einreichungsberechtigte sowie Gutachter ist die Rolle Leseberechtigte implizit gegeben.

Anonyme, also nicht angemeldete Nutzer, können ausschließlich als Open Access freigegebene Bereiche, Sammlungen und Datenpakete sehen und gegebenenfalls Herunterladen.

Durchführen einer Begutachtung

Nutzer, die Gutachter für eine Sammlung sind, müssen die in dieser Sammlung erstellten Einreichungen auf inhaltliche Korrektheit und Vollständigkeit prüfen, bevor die Einreichung in OpARA aufgenommen, archiviert und gegebenenfalls veröffentlicht werden kann. Sie werden per Email informiert, wenn neue Einreichungen begutachtet werden müssen.

Neue Einreichungen, die begutachtet werden müssen, befinden sich auf der Seite „Begutachtungen“ im Aufgabenpool. Sie sind noch keinem Gutachter zugeordnet. Durch Klicken auf die Einreichung in der Liste wird die Übersichtsseite zur Einreichung angezeigt, nach einem Klick auf „Zur Langanzeige“ werden die Details und Metadaten zur Einreichung angezeigt.

Um eine Einreichung zu begutachten, muss der Gutachter die Einreichung auswählen und zur Bearbeitung übernehmen. Danach befindet sie sich in der Liste der vom Gutachter übernommenen Begutachtungen und ist aus dem Aufgabenpool entfernt. Der Einreichende kann nun auf der Webseite sehen, dass die Einreichung von einem Gutachter übernommen wurde, und von wem. Der Gutachter kann diese Einreichung auch wieder zurück in den Aufgabenpool legen, falls er die Begutachtung doch nicht selbst durchführen kann oder möchte.

Nach einem Klick auf die Einreichung wird wieder die Übersichtsseite zur Einreichung angezeigt. Nachdem die Einreichung kontrolliert ist, kann sie hier angenommen oder abgelehnt werden. Im Falle der Annahme erfolgt noch eine zweite, technische Begutachtung durch OpARA-Mitarbeiter (siehe II. Technische Begutachtung), bevor sie archiviert und gegebenenfalls veröffentlicht wird.

Wird die Einreichung abgelehnt, erscheint auf der folgenden Seite ein Textfeld, in dem der Gutachter die Gründe für die Ablehnung erläutern und Verbesserungen vorschlagen kann. Nachdem die Ablehnung hier bestätigt ist, wird dem Einreichenden eine Email mit den Erläuterungen des Gutachters gesendet und er erhält die Möglichkeit, seine Einreichung nachzubessern und erneut begutachten zu lassen, oder aber zu löschen.

Die OpARA-Webseite

Startseite

Stöbern

Eine strukturelle Übersichtsseite der Bereiche der Hochschulen.

Einreichen

Start des Einreichungsprozesses.

Über

Informationen speziell über OpARA und zur Nutzung des Dienstes sowie allgemein zur Langzeitarchivierung digitaler Forschungsdaten.

Anmelden/Mein Konto

Links zum Login bzw. zu den persönlichen Seiten angemeldeter Nutzer.

Mein OpARA

Übersichtsseite zur Anzeige und Verlinkung der Sammlungen und Bereiche, an denen ein eingeloggter Nutzer Rechte hat. Hat der Nutzer über die Leseberechtigung hinausgehende Rechte, werden diese hinter dem Namen der Sammlung bzw. des Bereichs aufgelistet.

Über diese Seite ist eine schnelle Navigation zu den Sammlungen und Bereichen eines Nutzers möglich.

Unterbereiche:

Meine Sammlungen

Meine Projekte

Meine Bereiche

Benutzerdaten

Anzeige der Benutzerdaten, wie sie aus dem Identitätsmanagementsystemen der Einrichtungen an OpARA übertragen wurden.

Abmelden

Beenden der aktuellen Sitzung eines Nutzers in OpARA.

Einreichungen

Übersichts- und Statusseite zu den im Einreichungsprozess befindlichen und abgeschlossenen Einreichungen eines Nutzers.

Unterbereiche:

Begonnene Einreichungen

Liste der eigenen begonnenen Einreichungen mit der Möglichkeit, diese zu Entfernen oder Fortzusetzen

Ihre Einreichungen im Begutachtungsprozess

Liste der eigenen im Begutachtungsprozess befindlichen Einreichungen.

Angenommene Einreichungen

Liste der eigenen vollendeten und angenommenen Einreichungen.

Begutachtungen

Diesen Bereich sehen nur Nutzer, die Gutachter für eine Sammlung sind.

Übersichtsseite der zu erledigenden Einreichungsbegutachtungen für Gutachter von Sammlungen.

Unterbereiche:

Wartende Begutachtungen

Ihre übernommenen Begutachtungen

Liste der selbst übernommenen Begutachtungen.

Begutachtungen im Aufgabenpool

Liste der Begutachtungen, die von einem Gutachter übernommen werden müssen.

Kontext – Bereiche

Dieses Kontextmenü sehen nur Nutzer, die weitergehende Berechtigungen an diesem Bereich haben.

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Metadaten

Bearbeiten der (sichtbaren) Informationen und Metadaten zu diesem Bereich.

Rollen

Vergeben der Berechtigungen zu den einzelnen Rollen dieses Bereichs. Die einzelnen Rollen und Berechtigungen sind im Abschnitt 'Rollen und Berechtigungen' erläutert.

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Teilbereich anlegen

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Kontext – Sammlungen

Dieses Kontextmenü sehen nur Nutzer, die weitergehende Berechtigungen an dieser Sammlung haben.

Sammlung bearbeiten

Metadaten

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Rollen

Vergeben der Berechtigungen zu den einzelnen Rollen dieser Sammlung. Die einzelnen Rollen und Berechtigungen sind im Abschnitt 'Rollen und Berechtigungen' erläutert.

Open Access

Freigabe der Sammlung als Open Access. Damit können alle Nutzer (auch nicht angemeldete) diese Sammlung sehen. Die Open-Access-Freigabe kann nicht rückgängig gemacht werden. Es findet keine rekursive Freigabe von enthaltenen Datenpaketen statt.